Définition de la comptabilité informatisée

Systèmes de gestion

Les systèmes de ressources d'entreprise constituent un type relativement nouveau de système de gestion informatique qui inclut plusieurs fonctions des logiciels de comptabilité classiques. Un système de ressources d'entreprise associe chacune des opérations importantes de l'entreprise à un système logiciel que les comptables peuvent utiliser pour extraire les informations financières pertinentes et les entrer dans le module de comptabilité. Ce type de logiciel de gestion est utilisé dans les grandes organisations pour augmenter la vitesse et la disponibilité des informations financières.

Chaîne de valeur

Les chaînes de valeur informatisées permettent au système de ressources métier traditionnel d'importer et d'exporter certains types d'informations financières vers des fournisseurs externes. Les chaînes de valeur sont largement utilisées dans les opérations de fabrication pour planifier l’achat de matériaux et le transport des produits finis vers les grossistes et les détaillants. Le logiciel de comptabilité informatisé transmettra les informations relatives aux commandes et aux bons de commande aux fournisseurs de matériel de production, de même que les commandes des grossistes et des détaillants entreront dans le système. Cela réduit le temps d'attente entre la production et la vente, augmentant ainsi la rentabilité de l'entreprise.

Basé sur le Web

Avec toutes les informations transmises par le système de ressources de la société, ainsi que par des fournisseurs externes, de nombreux programmes de comptabilité informatisés sont basés sur Internet. Cela permet aux entreprises d’utiliser des lignes de communication à fibres optiques préexistantes pour accéder aux informations du logiciel de comptabilité. Les programmes basés sur Internet permettent également aux entreprises d’utiliser des services de messagerie instantanée et de communiquer par courrier électronique pour transmettre des informations sur leurs achats. De plus, les entreprises utilisent actuellement les transferts d'argent en ligne pour payer les marchandises, réduisant ainsi les retards dans le traitement des paiements.

Connexion réseau

Une autre caractéristique importante de la comptabilité informatisée est la possibilité de faire en sorte que plusieurs comptables accèdent au système en interne pour examiner et traiter les informations financières. Les entreprises établissent généralement un Intranet permettant aux utilisateurs d'accéder aux informations sur leurs ordinateurs personnels via un système basé sur un serveur. L'installation de ces réseaux Intranet, appelés réseaux locaux, est extrêmement fiable et rentable pour l'entreprise. Ils améliorent la productivité, la communication et l'intégrité financière des employés grâce aux divers contrôles de sécurité employés par la direction de l'entreprise.

La fonctionnalité

La partie la plus importante d’un système comptable informatisé est la fonctionnalité améliorée qu’il offre aux comptables internes. La plupart des logiciels de comptabilité peuvent avoir des informations financières importées depuis une ressource de l'entreprise ou des systèmes de chaîne de valeur externes, permettant au comptable d'examiner et de corriger facilement les problèmes. Ces programmes disposent également de contrôles de calcul internes qui recherchent l’existence d’erreurs dans les valeurs, imprimant un rapport d’exception pour que les comptables examinent ces problèmes. Les informations financières peuvent également être exportées vers les états financiers pour la révision finale de la gestion comptable.

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